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Welche Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar?

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Einem Unternehmen sind sie bekannt, die Betriebsausgaben. Doch nicht alles, was Unternehmer ausgeben, können Sie als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Der Gesetzgeber macht die Regeln sehr deutlich und erwartet, dass Sie sie kennen. So besagt das Gesetz beispielsweise, dass Bewirtungen oder Geschenke für Angestellte und Mitarbeiter nur zu 70 Prozent geltend gemacht werden können. Es gibt auch eine zulässige Obergrenze, die Sie einhalten müssen, um eine ordnungsgemäße Kostenabrechnung vornehmen zu können. Reisekosten sind ebenfalls ein Thema, das mit Vorsicht angegangen werden muss. Es gibt einige Fallstricke, über die Sie stolpern können. In diesem Beitrag erfahren Sie Wissenswertes zu genau diesem Thema und welche Betriebsausgaben Sie im Idealfall steuerlich absetzen können.

Was sind Betriebsausgaben?

Zu den Betriebsausgaben gehören alle Kosten, die in direktem Zusammenhang mit einem Unternehmen und seinen Ausgaben stehen. Sie können durch tatsächliche, wirtschaftliche oder sachliche Gründe verursacht worden sein, und es ist in erster Linie unerheblich, ob die Ausgaben dafür ursprünglich üblich, angemessen, notwendig oder zweckmäßig sind. Sie werden in der Regel bei ihrem Anfall als Aufwand verbucht. Zu diesen Betriebsausgaben gehören zum Beispiel Personalkosten, Materialkosten, Werbekosten und andere Posten. Diese Positionen können Unternehmen als Betriebsausgaben steuerlich absetzen, was auch der Grund für diese Art von Aufwendungen ist. Es geht also um alle Posten, die für den Betrieb aufgewendet werden. Am Ende müssen die Betriebsausgaben mit den jeweiligen Betriebseinnahmen vergleichen und von den gesamten Betriebseinnahmen abgezogen werden. Was nach allen Abzügen übrig bleibt, ist der Gewinn.

Welche Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar?

Sei es eine Betriebsveranstaltung, Reparaturen, das Arbeitszimmer, Fort- und Weiterbildungen und vieles mehr. Unternehmen können diese Betriebsausgaben steuerlich absetzen und umfangreiche Kosten für größere Investitionen geltend machen. In Österreich kann die Steuer im Nachhinein zurückgefordert werden. In Deutschland wird die Steuer mittels einer Steuernummer direkt abgezogen und gilt brutto für netto. Bei der Vielzahl unterschiedlicher Betriebsausgaben herrscht oft Chaos, denn sogenannte Betriebsausgabenpauschalen gelten nur für bestimmte Berufsgruppen und auch bei Abschreibungen von Anlagen sind unterschiedliche Abnutzungszeiten zu berücksichtigen. Diese sehen wie folgt aus.

Personalkosten, was genau zählt dazu?

Die Personalkosten machen den größten Teil der Gesamtkosten eines Unternehmens aus. In Dienstleistungsunternehmen machen sie oft sogar mehr als die Hälfte aus. Neben dem Grundgehalt gibt es variable Bestandteile und Zulagen wie leistungsbezogene Zahlungen und Zuschläge für Nacht- oder Schichtarbeit. Die Gehälter sind dabei variabel. Sie werden nach der geleisteten Arbeitszeit (Zeitlohn, Stundenlohn) bezahlt. Im Gegensatz dazu ist der Lohn fest. Ein Monatsgehalt wird unabhängig von der geleisteten Arbeit gezahlt. Alle anderen Ausgaben werden als indirekte Personalkosten oder Personalunterstützungskosten ohne Löhne zusammengefasst.

Sie können sich nicht von den Sozialversicherungsbeiträgen befreien lassen. Sie müssen Ihre Arbeitgeberbeiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zahlen. Auch die Arbeitslosenversicherung wird Sie zur Kasse bitten. Die Kosten sind mengenmäßig klar ausgewiesen, und Sie haben keine Möglichkeit, sich ihnen zu entziehen. Die Bundesregierung berechnet die Sozialversicherungsbeiträge dafür jedes Jahr neu.

Was Sie jedoch absetzen können, sind zusätzliche freiwillige Leistungen wie die betriebliche Altersvorsorge oder Sachleistungen. Sie können Ihre Belastung im Betrieb nämlich erheblich erhöhen. Wenn ein Arbeitnehmer krank ist, müssen Sie weiter zahlen, auch wenn Sie nichts als Gegenleistung erhalten. Dies wird als Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bezeichnet. Auch Urlaube und Feiertage müssen bezahlt werden. Während Ihrer Krankheit erhalten Sie mindestens eine Aufwandsentschädigung, die jedoch nur einen Teil des Arbeitsentgelts abdeckt und von der Höhe des Beitrags abhängt. Die Rückerstattung könnte zum Beispiel 60 Prozent betragen. Die restlichen Kosten bleiben auf Ihrer Seite. Dennoch ist es ein kleiner Beitrag aus der Abschreibung, auf den Sie nicht verzichten sollten.

Materialkosten sind entscheidend für den Ausgabenvergleich

Wie wichtig die Materialwirtschaft für ein Unternehmen ist, zeigt sich, wenn Sie den Materialaufwand mit den direkten Umsatzerlösen vergleichen. In einem Dienstleistungsunternehmen machen die Materialkosten nur einen geringen Prozentsatz aus. Im Vergleich dazu macht der Wareneinsatz in einem Produktionsunternehmen etwa 80 bis 95 Prozent des Umsatzes aus.

Bei Industriebetrieben kann zusätzlich nach Betriebsarten unterschieden werden. Betriebe mit hoher Materialdichte und solche mit geringeren Materialkosten. So gibt es zum Beispiel natürliche Abbauverfahren mit geringeren Materialkosten. Auf der anderen Seite sind die Automobilindustrie, die Lebensmittelindustrie, die Unterhaltungselektronik, sogenannte konsumorientierte Produktionsbetriebe. Das Material ist in diesen Bereichen ein ausschlaggebender Teil für die Kostenrechnung und die Gegenüberstellung der Ausgaben. Werden diese bei den Betriebsausgaben steuerlich nicht berücksichtigt, entsteht gerade bei Produktions- und Industriebetrieben ein wesentlicher Kostenfaktor, der durch die Einkalkulation bereinigt werden kann.

Reparaturkosten und Instandhaltungskosten

Die Instandhaltungskosten setzen sich zusammen aus Wartungskosten und Reparaturkosten.
Instandhaltungskosten beziehen sich auf die laufende Wartung und den regelmäßigen Austausch von Verbrauchsmaterialien, die in bestimmten Zeitabständen geplant sind. Reparaturkosten sind ungeplante Kosten für Reparaturen, die einen Vermögenswert betriebsbereit machen. Instandhaltungskosten entstehen auch, wenn Teile eines Wirtschaftsguts ersetzt oder verbessert werden, ohne dass sich die Funktionalität des Wirtschaftsguts wesentlich ändert. Für die Buchhaltung sind diese Kosten wichtig, denn die Berücksichtigung der Reparaturkosten begünstigt den Unternehmer nicht nur steuerlich, sondern bringt auch folgende Vorteile mit sich:

  • Der Wert eines Wirtschaftsguts steigt durch die Verwendung hochwertiger und teurer Materialien.
  • Reparaturen dienen der Anpassung an technische Entwicklungen, der Aufrüstung vorhandener Elemente, um die Funktionalität zu erhalten.
  • Wenn Instandhaltungskosten für ein genutztes Gebäude anfallen, gibt es keinen Unterschied zwischen Instandhaltungskosten und Reparaturkosten. Beide sind in dem Jahr, in dem sie anfallen, sofort als Betriebsausgaben absetzbar.

 

Mit diesem Wissen haben Sie die Möglichkeit, gerade Reparaturen und Instandhaltungen in Ihrem Unternehmen optimal zu planen, sodass Sie diese später wirtschaftlich zu Ihren Gunsten absetzen können. Wenn Sie ein bestehendes Betriebsgebäude renovieren oder reparieren, beachten Sie jedenfalls die steuerliche Absetzbarkeit der geplanten Arbeiten und unterscheiden Sie zwischen Instandhaltungskosten, Wartungskosten und Reparaturkosten.

Betriebsveranstaltungen, Abschreibungen für Ihr Firmenevent

Einkommensbezogene Ausgaben sind in der Regel als Betriebsausgaben abzugsfähig. Das sind zum Beispiel Ausgaben für Betriebsausflüge, Geburtstagsfeiern oder ein Firmenevent. Aus einkommensteuerlicher Sicht ist die Frage, ob es sich bei der wirtschaftlichen Tätigkeit um einen steuerpflichtigen Vorteil für den Arbeitnehmer handelt, unerheblich. Das Abzugsverbot kann jedoch eintreten, wenn das Unternehmen ungerechtfertigte Ausgaben ausweist. Bei der Beurteilung, ob die Feierlichkeiten beruflich oder privat veranlasst sind, kommt es in erster Linie auf den Anlass an. Planen Sie zum Beispiel einen Firmenlauf und benötigen dafür Firmenlaufshirts, können Sie diese steuerlich absetzen.

Für die steuerliche Absetzbarkeit kann es ebenso relevant sein zu prüfen, wer der Gastgeber ist, wer die Gästeliste bestimmt und ob es sich bei den Gästen um Kunden, Geschäftspartner oder Bekannte handelt. Überlegen Sie auch, wo die Veranstaltung stattfindet und ob die Kosten für das Sponsoring durch eine ähnliche Firmenveranstaltung gedeckt werden. Nehmen Verwandte und Freunde des Unternehmers an der Veranstaltung teil, werden die Ausgaben immer in einen Teil private, nicht abzugsfähige Lebenshaltungskosten und einen geschäftlichen Teil abzugsfähige Betriebsausgaben aufgeteilt. Im Prinzip können die Gesamtkosten der Veranstaltung auf die Gäste aufgeteilt und dann steuerlich abgesetzt werden. Beachten Sie jedoch gerade bei größeren Veranstaltungen die Gästeliste und laden am besten Firmenbeteiligte ein.

Betriebsausgabenpauschale für ausgewählte Berufsgruppen

Alle tatsächlichen Aufwendungen, die durch Ihren Betrieb veranlasst werden, sind die Betriebsausgaben. Das sind Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen, selbständigen Arbeiten, Land- und Forstwirtschaft. Darunter gibt es Ausnahmen, die einen bestimmten Prozentsatz als Höchstbetrag für deren Aufwendungen festlegen können. Hauptsächlich sind das Freiberufliche, Tagesmütter oder ähnliche. Zum Beispiel dürfen Journalisten und Autoren bis zu 30 Prozent der Pauschale jährlich ansetzen. Der Höchstbetrag liegt bei etwa 2.400 Euro im Jahr.

Abschreibungen

Wird ein abgeschriebener Vermögensgegenstand, etwa eine Maschine, länger als ein Jahr zur Erzielung von Einnahmen genutzt, können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht im Jahr der Anschaffung/Herstellung als Aufwand verbucht werden, sondern nur über die Nutzungsdauer verteilt werden. Die sich aus der Verteilung ergebenden Werte werden als „abgeschrieben“ bezeichnet. Aus steuerrechtlicher Sicht wird dies auch als Abschreibung (AfA) definiert. Abgeschrieben werden können insbesondere Gebäude, technische Anlagen, Maschinen, Büro- und Geschäftsausstattung sowie Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte oder Lizenzen. Da sich Grundstücke nicht abnutzen, können sie nicht abgeschrieben werden. Bei dieser Art der steuerlichen Absetzbarkeit ist vorrangig die jeweilige Abschreibungsdauer des Gerätes zu berücksichtigen.

Ein Haus mit 40 Jahren Abschreibung scheint in diesem Fall länger auf als ein Computer mit 4 Jahren Abschreibung. In diesem Fall können Unternehmer die Betriebsausgaben steuerlich absetzen, jedoch nicht auf einmal. Die Abschreibung mindert den Wert über die Jahre und scheint bis zum Ende dieser als Betriebsausgabe auf. Geringwertige Wirtschaftsgüter unter einem bestimmten Betrag sind von dieser Abschreibung ausgenommen.

Lohnt es sich, Betriebsausgaben steuerlich abzusetzen?

Als Unternehmen haben Sie die Möglichkeit, dass Sie Ihre Betriebsausgaben steuerlich absetzen und das sollten Sie auch nutzen. Durch die steuerliche Absetzbarkeit von Personalkosten, Werbekosten und anderen Aufwendungen können Sie von den anfallenden Steuern profitieren und sich Unkostenbeiträge zurückholen. Das macht sich in jedem Fall bezahlt.

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