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Steuerliche Anforderungen für das digitale Dokumentenmanagement

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Deutsche Steuerbehörden sind berechtigt, Daten im Buchhaltungssystem des Steuerzahlers im Rahmen einer Steuerprüfung zu überprüfen. Die unter einer Audit stehenden Steuerzahler sind verpflichtet, den Steuerbehörden direkten oder indirekten Zugang zu ihren steuerlich relevanten Daten zu gewähren. Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14. November 2014 Richtlinien erlassen, welche die elektronische Archivierung von Buchhaltungs- und Steuerdaten regeln und die bisherigen Richtlinien aus den Jahren 2001 und 1995 (GDPdU oder GoBS) ersetzen. Die neuen Richtlinien gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Allgemeine Anforderungen

Die Vorschriften zur elektronischen Archivierung zum Datenzugriff gelten für alle Daten, die nach einer bestimmten steuerlichen oder nicht steuerlichen Vorschrift erfasst und gespeichert werden müssen. Leider enthalten die neuen Richtlinien keine spezifischen Einzelheiten darüber, welche Daten archiviert werden müssen, um alle relevanten Vorschriften zu erfüllen.
Nach den neuen Richtlinien muss der Steuerinspektor in der Lage sein, jede Geschäftstransaktion zurückzuverfolgen und zu überprüfen. Der Steuerüberprüfer beginnt mit dem Transaktionsdokument der Buchhaltung in der Jahresrechnung und endet bei der Steuererklärung am Ende des entsprechenden Jahres. Jede Transaktion muss gründlich, vollständig und zeitgerecht aufgezeichnet werden.

Anpassung der GoBD im Jahr 2020

In der Neufassung der GoBD, die nun seit Januar 2020 verbindlich ist, wurden einige Inhalte im Wortlaut ergänzt oder präzisiert. Grund dafür war die rasante Entwicklung der digitalen Möglichkeiten in den letzten Jahren und die damit einhergehenden neuen elektronischen Lösungen für die Buchhaltung in fast jedem Unternehmen.
Einer dieser Neuformulierungen besagt, dass Cloud-Systeme nun ebenso für die Verarbeitung und Speicherung von Unternehmensdokumenten geeignet sind, solange sie die Anforderungen an IT-gestützte Buchhaltungssysteme erfüllen.
Darüber hinaus können Dokumente nun auch mit der Fotofunktion eines Smartphones erfasst und in der Cloud gespeichert werden. Allerdings sind Firmen nicht länger verpflichtet die originalen Papierdokumente aufzubewahren, solange sich der Inhalt nicht ändert oder wichtige Informationen durch die Konvertierung verloren gehen. Weiterhin gilt, dass auch mit Cloud-Systemen der Zugang für die Steuerbehörden nicht eingeschränkt werden darf, damit diese ihre Prüfungen ordnungsgemäß durchführen können.

Verhaltenskodex

Transparenz

Dies bezieht sich auf eine vollständige Liste aller Geschäftsvorgänge. Ein sachverständiger Dritter – in der Regel ein Steuerprüfer – muss in der Lage sein, die Transaktionen innerhalb einer angemessenen Frist zu prüfen.
Umfasst werden alle Geschäftsvorfälle sowie die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Darüber hinaus muss zu jedem Geschäftsvorfall ein entsprechendes Dokument vorliegen. Dadurch haben die Steuerbehörden die Möglichkeit, die komplexen Vorgänge im Dokumentenmanagement System im Detail zu verstehen.
Dies ist darauf zurückzuführen, dass elektronische Ablagesysteme unterschiedlich aufgebaut sind. Dies ist sowohl bei den Dateierweiterungen als auch bei der Verwendung des entsprechenden Ablagesystems der Fall. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die Vorgänge im Falle einer Prüfung für den Prüfer transparent dargestellt werden können.

Unveränderlichkeit

Das Kriterium der Unveränderbarkeit erfordert eine Identifizierung der an steuerrelevanten Daten vorgenommenen Änderungen. Die Registrierung ist somit für die Buchhaltung absolut notwendig. Gemeint ist damit, ob die Buchführung in regelmäßigen Abständen erfolgt ist. Ist dies nicht der Fall, liegt ein formaler Mangel in der Buchführung vor. Deshalb muss in jedem Fall die Bindungszeit erfasst werden.
Ein Buchungssatz gilt erst durch die endgültige Zusage als unveränderbar. Eine Kontrolle oder Autorisierung durch andere Personen im Unternehmen bleibt davon unberührt, insbesondere im Falle einer Vorerfassung.
Die Unveränderbarkeit gilt also unabhängig davon, ob es sich um einen elektronisch unterstützten Datensatz oder ein Dokument in Papierform handelt. Die Aufzeichnungen mit Urkundenmerkmalen und die Grundbücher (Eingangs- und Ausgangsregister) müssen lediglich mit einer Zeitangabe versehen werden. Zudem kann der Prüfer Aktivitätsprotokolle verlangen. Dies gilt auch für Änderungen an den Stammdaten oder in der Software. Beispielsweise Büroformate entsprechen oft nicht diesen Anforderungen.

Übersichtlichkeit

Nach dem GoBD-Prinzip muss sichergestellt werden, dass die systematische Eingabe in einem übersichtlichen Format erfolgen muss. Übersichtlichkeit muss auch im Hinblick auf die buchhalterischen Buchungen nachvollziehbar sein. Dies bedeutet, dass nicht digitalisierte Buchhaltungsbelege innerhalb einer bestimmten Zeitspanne durch eine geordnete Aufzeichnung erfasst werden müssen.
Dieses Prinzip kann durch eine rechtzeitige Ablage erfüllt werden, die kontinuierlich und übersichtlich dargestellt wird. Es ist jedoch wichtig, dass das System den Auftrag und den Zugriff ordnungsgemäß dokumentiert. Eine entsprechende systematische Aktenablage erfüllt das Ordnungsprinzip.

Vollständigkeit

Insgesamt gibt es einige wenige Abweichungen bei den Aufbewahrungsfristen. Für Bilanzen, Verträge, Rechnungen oder Inventardaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Aufbewahrungsanforderungen für Handelsbriefe, Kalkulations- oder Exportdokumente sind mit 6 Jahren etwas niedriger.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt unmittelbar nach dem Ende des vorangegangenen Kalenderjahres. Darüber hinaus gelten unterschiedliche Fristen, die besagen, dass die Aufbewahrung prüfungsrelevanter Dokumente auch im Falle einer laufenden Prüfung erfolgen muss.

Termingerechte Buchungen

Nach der GoBD müssen Bargeldtransaktionen, wie z. B. Einnahmen und Ausgaben der entsprechenden Geldkonten, täglich erfasst werden. Gleiches gilt für die entsprechenden Grundbucheintragungen, die durch softwaregestützte Kassenbücher geregelt werden. In diesem Fall ist es unerheblich, welche Art von POS-System verwendet wird. EDV-Kassen, Lade- und Registrierkassen werden somit gleichgesetzt.

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