Wer als Selbstständiger oder Unternehmer mit Behörden, Rechnungsstellung und Jahresabschlüssen zu tun hat, kennt die Situation: Ein Formular wartet, die Frist läuft, und ausgerechnet jetzt ist die eigene Steuernummer nicht griffbereit. Besonders eng wird es bei jungen Betrieben. Ein Fachbetrieb für Absturzsicherung, der dauerhafte Anschlagpunkte wie den Sekurant auf Flachdächern montiert, hat den ersten Auftrag oft schon in der Hand, bevor die Post vom Finanzamt kommt. Die gute Nachricht: Die eigene Steuernummer zu finden, ist meist einfacher, als es im ersten Moment scheint – wenn man weiß, wo man suchen muss.
In der Praxis stecken hinter der Suche meistens drei Fälle: Die Nummer ist irgendwo abgelegt, aber der Ablageort ist vergessen. Oder ein Betrieb wurde neu gegründet und die Nummer ist noch nicht zugeteilt. Oder es liegen mehrere Nummern vor und es ist unklar, welche für welchen Zweck gilt. Dieser Beitrag klärt alle drei.
Steuernummer und Steueridentifikationsnummer – zwei verschiedene Dinge
Bevor die konkrete Suche beginnt, lohnt eine Unterscheidung, die viele Fehler im Schriftverkehr mit dem Finanzamt verhindert: In Deutschland gibt es zwei Nummern, die beide im Alltag „Steuernummer“ heißen, aber unterschiedliche Funktionen haben.
Die persönliche Steueridentifikationsnummer
Die Steueridentifikationsnummer – auch IdNr. genannt – ist eine lebenslang gültige, elfstellige Nummer, die das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an jede natürliche Person in Deutschland vergibt. Sie ändert sich nicht bei einem Umzug, einem Wechsel des Finanzamts oder einer Heirat. Arbeitnehmer begegnen ihr vor allem bei der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und beim Einreichen der Einkommensteuererklärung.
Wer seine Steueridentifikationsnummer sucht, findet sie auf dem letzten Einkommensteuerbescheid, auf Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern, auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers sowie auf bereits ausgefüllten Steuererklärungen. Wer keine dieser Unterlagen zur Hand hat, kann die IdNr. beim BZSt neu anfordern. Die Zusendung erfolgt per Post an die gemeldete Adresse – aus datenschutzrechtlichen Gründen gibt es keine telefonische Auskunft.
Die finanzamtsbezogene Steuernummer
Die finanzamtsbezogene Steuernummer ist dagegen regional vergeben und ändert sich, wenn jemand in einen anderen Finanzamtsbezirk zieht oder ein Unternehmen den Sitz verlegt. Sie hat je nach Bundesland zwischen zehn und dreizehn Stellen und steht auf Rechnungen und Steuerbescheiden. Selbstständige und Unternehmer benötigen genau diese Nummer für ihre Ausgangsrechnungen.
Für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz muss entweder die finanzamtsbezogene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ausgewiesen sein. Welche gilt wann: Die USt-IdNr. ist zwingend bei Leistungen im EU-Ausland, die Steuernummer reicht für innerdeutsche Rechnungen.
Steuernummer finden – die wichtigsten Fundorte im Überblick
Die eigene Steuernummer zu finden erfordert in den meisten Fällen keinen Gang zum Finanzamt. Die folgenden Stellen sind die verlässlichsten Quellen.
Dokumente, in denen die Steuernummer steht
- Steuerbescheide vom Finanzamt: Jeder Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- oder Umsatzsteuerbescheid trägt die Steuernummer oben rechts oder im Briefkopf.
- Frühere Steuererklärungen: Wer seine Erklärung mit einer Steuersoftware oder über ELSTER eingereicht hat, findet die Nummer dort gespeichert.
- Ausgangsrechnungen: Wer als Selbstständiger bereits Rechnungen gestellt hat, hat die Steuernummer dort selbst eingetragen.
- Das Anmeldeschreiben des Finanzamts: Nach einer Gewerbeanmeldung oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit teilt das zuständige Finanzamt die vergebene Steuernummer schriftlich mit.
- ELSTER-Portal: Wer ein ELSTER-Benutzerkonto hat, kann dort die zugeordneten Steuernummern einsehen.
- Lohnsteuerbescheinigungen: Für Arbeitnehmer enthält die jährliche Bescheinigung vom Arbeitgeber die persönliche IdNr.
Für Betriebe, die regelmäßig Rechnungen an gewerbliche Auftraggeber stellen, lohnt es sich, die Steuernummer zentral zu hinterlegen – im Briefkopf der Rechnungsvorlage und in der Buchhaltungssoftware. Das gilt besonders dort, wo aus einem einmaligen Auftrag eine wiederkehrende Leistung wird: Dauerhaft installierte Anschlagpunkte auf Dächern müssen jährlich geprüft werden, einschließlich Belastungsprobe durch eine zertifizierte Fachkraft. Aus einer Montage werden so über die Jahre viele Rechnungen – und jede davon läuft durch eine fremde Buchhaltung.
Was tun, wenn die Steuernummer verloren gegangen ist?
Ist keine der genannten Quellen verfügbar, gibt es zwei verlässliche Wege, die Nummer zurückzubekommen.
Anfrage beim zuständigen Finanzamt
Das zuständige Finanzamt kann die eigene Steuernummer auf Anfrage mitteilen. Zuständig ist in der Regel das Finanzamt des Wohnorts bei Privatpersonen oder des Unternehmenssitzes bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Rechnen Sie mit einer schriftlichen Auskunft oder einer persönlichen Vorsprache – telefonisch geben die Ämter solche Daten meist nicht heraus, weil sie die Identität am Telefon nicht zweifelsfrei feststellen können. Für den Termin vor Ort gehört ein Personalausweis oder Reisepass ins Gepäck.
Neubeantragung der Steueridentifikationsnummer beim BZSt
Die Steueridentifikationsnummer kann kostenlos über das Onlineformular des Bundeszentralamts für Steuern neu angefordert werden. Das BZSt versendet sie anschließend per Post. Ein sofortiger digitaler Abruf ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich – die Bearbeitungsdauer nennt das BZSt auf der verlinkten Seite.
Wer keinen Zugriff auf frühere Steuerbescheide hat, kann im ELSTER-Portal ein Benutzerkonto anlegen oder sich dort einloggen. In den Stammdaten ist die Steueridentifikationsnummer hinterlegt, sofern das Konto bereits mit dem Finanzamt verknüpft ist.
Neugründung: Wann und wie die Steuernummer vergeben wird
Wer ein Gewerbe anmeldet oder eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, erhält nicht sofort eine Steuernummer. Der Ablauf sieht so aus:
Nach der Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt leitet dieses die Information an das zuständige Finanzamt weiter. Das Finanzamt sendet daraufhin den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ – er kann seit einigen Jahren auch direkt über ELSTER ausgefüllt und eingereicht werden, was den Vorgang beschleunigt.
Für-Gründer führt in diesem Video Schritt für Schritt durch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER – hilfreich vor allem bei den Angaben zur voraussichtlichen Gewinnhöhe und zur Kleinunternehmerregelung, an denen viele hängenbleiben.
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Nach Auswertung des Fragebogens vergibt das Finanzamt die Steuernummer und teilt sie schriftlich mit. Die Dauer zwischen Gewerbeanmeldung und Eingang der Nummer schwankt je nach Finanzamt und Arbeitsaufkommen erheblich – von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten.
Für Rechnungssteller ist diese Wartezeit die kritische Phase. Wer als junger Betrieb die erste Absturzsicherung auf einem Hallendach abgeschlossen hat, muss die Leistung abrechnen, bevor die Nummer vorliegt. In diesem Fall lohnt eine formlose Nachfrage beim zuständigen Finanzamt, wie mit der Rechnung zu verfahren ist. Ausstellen und die Nummer später nachreichen ist die Regel – nicht die Rechnung zurückhalten, denn die Umsatzsteuer entsteht unabhängig davon.
Kleinunternehmer und die USt-IdNr.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine Umsatzsteuer ausweisen und benötigen daher in der Regel keine USt-IdNr. – die finanzamtsbezogene Steuernummer reicht für ihre Rechnungen aus. Wer jedoch EU-weit tätig ist oder es werden will, kann die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern gesondert beantragen. Die Steuernummer allein schützt nicht vor umsatzsteuerlichen Pflichten im EU-Ausland.
Steuernummer auf Rechnungen – was gesetzlich vorgeschrieben ist
Für Selbstständige und Unternehmer ist die korrekte Angabe der Steuernummer keine Formalie, sondern eine gesetzliche Pflicht. Fehlt sie, kann der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug in Frage gestellt sehen – für Kleinbetragsrechnungen gelten allerdings Erleichterungen, dort sind nicht alle Pflichtangaben nötig.
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, dass eine ordnungsgemäße Rechnung entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten muss. Beide Angaben zugleich sind zulässig, aber nicht nötig. Entscheidend ist, dass eine der beiden Nummern korrekt und vollständig abgedruckt ist.
Gerade bei Gewerken, die auf Objekten von Dritten arbeiten – Dachdecker, Metallbauer, Betriebe für Sicherheitstechnik –, wandert jede Rechnung durch eine fremde Buchhaltung. Eine einmal korrekt hinterlegte Steuernummer in der Rechnungsvorlage ist deshalb die einfachste Absicherung gegen Rückfragen und Zahlungsverzug.
Dieser Beitrag gibt eine Orientierung und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die Steuernummer im digitalen Umfeld finden – ELSTER und Co.
Das ELSTER-Portal ist für viele Selbstständige die zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation mit dem Finanzamt – und damit ein verlässlicher Ort für die Suche. Wer ein Benutzerkonto hat, sieht dort nicht nur gesendete Erklärungen, sondern auch die dem Konto zugeordneten Steuernummern.
Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder vergleichbare Anwendungen speichert die Steuernummer ebenfalls, sobald sie einmal eingegeben wurde – in der Regel unter den Stammdaten des eigenen Unternehmens.
Eine praktische Checkliste für die digitale Suche:
- ELSTER-Benutzerkonto: unter „Mein ELSTER“ – Stammdaten
- Buchhaltungssoftware: Stammdaten des Unternehmens oder eigene Firmenangaben
- Gespeicherte PDF-Dokumente: frühere Steuerbescheide, Rechnungsvorlagen
- E-Mail-Archiv: Schreiben des Finanzamts liegen oft als Scan vor
- Cloud-Speicher: eingescannte Behördenschreiben
Datenschutz bei der Steuernummer
Die Steuernummer ist ein schützenswertes Datum und sollte nicht leichtfertig weitergegeben werden. Auf Rechnungen ist sie gesetzlich vorgeschrieben – das macht sie aber nicht zu einer öffentlichen Angabe, denn eine Rechnung geht an einen bestimmten Empfänger. Im Unterschied zur Steueridentifikationsnummer, die sich einer Person dauerhaft zuordnen lässt, ist die finanzamtsbezogene Steuernummer weniger sensibel, weil sie sich bei einem Finanzamtswechsel ändert. Trotzdem gilt: Steuernummern gehören nicht in öffentliche Profile, Signaturen oder unverschlüsselte E-Mails, wenn sie nicht für eine konkrete Rechnung benötigt werden.
Fazit
Wer seine Steuernummer sucht, findet sie in fast allen Fällen auf einem der eigenen Dokumente: Steuerbescheid, frühere Steuererklärung, Ausgangsrechnung oder im ELSTER-Portal. Ist keine dieser Quellen verfügbar, hilft eine Anfrage beim zuständigen Finanzamt oder – für die persönliche Steueridentifikationsnummer – eine Neubeantragung beim Bundeszentralamt für Steuern.
Wer ein Gewerbe neu anmeldet, muss mit einer Wartezeit rechnen und sollte den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vollständig einreichen, statt ihn nachbessern zu müssen. Sobald die Steuernummer vorliegt, gehört sie dauerhaft in die Rechnungsvorlage und die Stammdaten der Buchhaltung. Dann ist sie beim nächsten Mal sofort zur Hand.
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