Arbeit und Privates lässt sich nicht immer vollständig voneinander trennen. So ist es auch mit der Telekommunikation – insbesondere seitdem das Home-Office in den vergangenen Jahren an Beliebtheit gewonnen hat. Viele Berufstätige kommen immer wieder in Situationen, in welchen Sie zum Beispiel ihr privates Smartphone für berufliche Anrufe nutzen müssen. Auch die Nutzung der privaten Internetverbindung ist nicht unüblich.
Die Kosten für die Nutzung privater Mittel können sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige bei der Steuererklärung geltend machen und auf die Weise ihre Einkommensteuer senken. Welche Kosten bis zu welcher Höhe abgesetzt werden können, gibt das Finanzamt genau vor.
Was zählt zur Telekommunikation?
Zur Telekommunikation zählt aus steuerlicher Sicht grundsätzlich das Internet, der Mobilfunk sowie die Kommunikation über das Festnetz. Die wesentlichen Kosten, welche sich am einfachsten absetzen lassen, sind hierbei die Kosten für die Internet-, Mobilfunk- und Festnetzverträge. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, die Anschaffungskosten oder Kosten für den Anschluss steuerlich geltend zu machen. Auch Reparaturkosten können Sie unter Umständen von der Steuer absetzen. Für die Kosten für PC-Zubehör, das Modem oder den Router gilt dies jedoch nicht.
Welche dieser Kosten Sie bei der Steuer allerdings tatsächlich absetzen können, hängt davon ab, für welches Verfahren Sie sich entscheiden. Außerdem können selbstständige Personen mehr Kosten geltend machen – zum Beispiel einen Telefonservice.
Wer kann Telekommunikationskosten absetzen?
Wer die Ausgaben für Internet und Telefon absetzen möchte, muss hierfür nachweisen können, dass die Nutzung des Smartphones oder der privaten Anschlüsse auch tatsächlich beruflich notwendig ist. Ein solcher Nachweis kann Ihnen in der Regel der Arbeitgeber ausstellen. Das Finanzamt kann aber letztendlich selbst entscheiden, ob sie die Aufwendungen anerkennt. Hat es das jedoch einmal getan, kommt es bei zukünftigen Steuererklärungen im Normalfall nicht mehr zu Problemen.
Es gibt mehrere Berufsgruppen, bei denen das Finanzamt die Aufwendungen für berufliche Telekommunikation problemlos anerkennt. Dazu gehören unter anderem Lehrer, Heimarbeiter sowie Mitarbeiter im Außendienst. Darüber hinaus funktioniert dies auch problemlos für Personen, welche regelmäßig im Home-Office arbeiten. Für Selbstständige gilt, dass die berufliche Nutzung bei mindestens zehn Prozent liegen muss.
Wie können Arbeitnehmer diese steuerlich absetzen?
Viele Angestellte nutzen ihre privaten Telekommunikationsmittel auch mal für berufliche Zwecke, sei es, um unterwegs kurz ein berufliches Gespräch zu führen oder um zu Hause kurz etwas zu recherchieren. Insbesondere bei der Arbeit im Home-Office kommt man um die Nutzung der privaten Telekommunikationsmittel nicht mehr herum.
Aus diesem Grund können Angestellte die dabei anfallen Kosten steuerlich geltend machen. In der Steuererklärung können diese Kosten als Werbungskosten angegeben werden, sodass sich auf diese Weise die fällige Einkommensteuer reduziert. Welche Kosten Sie genau geltend machen können, hängt davon ab, für welches der zwei möglichen Verfahren Sie sich entscheiden.
Kosten pauschal absetzen
Über das pauschale Verfahren können Sie als Arbeitnehmer 20 Prozent Ihrer monatlichen Kosten für die Kommunikation absetzen. Der Nachteil ist, dass Sie bei diesem Verfahren lediglich Ihre Internet- und Telefonkosten absetzen können. Für die Anschaffungskosten oder Reparaturen ist dies nicht möglich. Außerdem liegt der Betrag hier pauschal bei 20 Prozent. Sollte der berufliche Anteil in der Realität höher sein, so können Sie bei diesem Verfahren dennoch nur die 20 Prozent angeben.
Der Vorteil dieses Verfahren ist wiederum, dass Sie sich viel Arbeit ersparen und Sie dem Finanzamt keine Nachweise erbringen müssen, in welchem Umfang Sie Ihre privaten Anschlüsse tatsächlich beruflich nutzen. Der Betrag ist pro Monat jedoch auf 20 Euro beziehungsweise 240 Euro im Jahr begrenzt.
Wie wird der Pauschalbetrag bei Arbeitnehmern berechnet?
Um den entsprechenden Betrag zu berechnen, können Sie die Kosten für ein Jahr ermitteln und anschließend mit 0,2 multiplizieren. Alternativ können Sie auch die durchschnittlichen Kosten von drei aufeinanderfolgenden Monaten berechnen, den Betrag anschließend auf ein Jahr hochrechnen und erst danach mit 0,2 multiplizieren. Diese Variante ist sinnvoll, wenn sich Ihre Kosten im Laufe des Jahres verändern. Hier können Sie die drei Monate auswählen, in welchen Ihre Kosten für Internet und Telefon am höchsten waren.
Telefonkosten absetzen per Einzelnachweis
Mit der Hilfe des Einzelnachweises können Sie als Angestellter Ihre Kosten für die Kommunikation unbegrenzt absetzen. Zudem können Sie mit diesem Verfahren auch Anschaffungskosten oder Reparaturkosten – beispielsweise für Ihr Smartphone – steuerlich geltend machen. Dieses Verfahren lohnt sich deshalb für alle Personen, die monatlich hohe Kosten haben, weil Sie zum Beispiel viel im Home-Office arbeiten. Sollte der berufliche Anteil über 20 Prozent liegen, ist dieses Verfahren empfehlenswert.
Der Nachteil hierbei sind die strengen Aufzeichnungspflichten. Wer dieses Verfahren nutzen möchte, muss den beruflichen Anteil detailliert dokumentieren und berechnen. Zudem müssen Sie die genaue Aufzeichnung dem Finanzamt auf Nachfrage darlegen.
Wie funktioniert die Aufzeichnung?
Für das Einzelnachweisverfahren müssen Sie im Veranlagungsjahr über einen Zeitraum von drei Monaten sämtliche beruflichen und privaten Telefonate, welche Sie mit Ihrem privaten Telefon tätigen, dokumentieren. Hierbei müssen Sie neben der Dauer auch das Datum, die Uhrzeit sowie den Gesprächsteilnehmer festhalten. Anschließend ermitteln Sie, welchen Anteil die berufliche Nutzung an der Gesamtnutzung hatte. Liegt diese bei 35 Prozent, dann bedeutet das, dass Sie 35 Prozent Ihrer Kosten absetzen können. Für die Internetnutzung wird der berufliche Anteil hingegen geschätzt. Eine berufliche Nutzung von bis zu 50 Prozent wird vom Finanzamt in der Regel problemlos akzeptiert.
Sobald der Wert vom Finanzamt einmal akzeptiert wurde, können Sie den berechneten Wert in den meisten Fällen auch in den nachfolgenden Jahren für Ihre Steuerklärung verwenden. Der Aufwand für dieses Verfahren ist folglich einmalig und hält sich somit in Grenzen.
Wie können Selbstständige diese steuerlich absetzen?
Auch Selbstständige können ihre Ausgaben für Telefon sowie Internet steuerlich geltend machen. Hier fallen die Kosten aber nicht unter die Werbungskosten, sondern gehören zu den Betriebsausgaben. Damit das jedoch möglich ist, wird vom Finanzamt vorgegeben, dass die Nutzung der privaten Telekommunikationsmittel mindestens zu zehn Prozent beruflich ist. Liegt die berufliche Nutzung darunter, können Sie die Kosten nicht steuerlich geltend machen.
Absetzen können Sie als Selbstständiger sowohl die Kosten für den Internet- oder Mobilfunkvertrag als auch die Reparaturkosten und Aufwendungen für Anschaffungen. Damit Sie die Kosten absetzen können, müssen Sie die Anteile der privaten und beruflichen Nutzung ermitteln. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: die Einzelverbindungsnachweise und die Schätzung.
Am einfachsten geht dies mit der Schätzung. Hier dokumentieren Sie einen Monat lang Ihre berufliche und private Nutzung und ermitteln für die berufliche Nutzung anschließend einen Mittelwert, welcher für das gesamte Jahr gilt. Der Einzelverbindungsnachweis funktioniert hingegen ähnlich wie ein Fahrtenbuch und ist wesentlich aufwendiger. Hier müssen Sie die berufliche und private Nutzung durchgängig aufzeichnen, indem Sie die Nutzung jeweils einer Kategorie zuordnen und die Dauer angeben.
Fazit
Kosten für die Telekommunikation können Arbeitnehmer grundsätzlich als Werbungskosten absetzen. Mit dem pauschalen Verfahren ist dies mit 20 Prozent jedoch nur für Telefon- und Internetrechnungen möglich. Zudem ist der Betrag auf 20 Euro pro Monat gedeckelt. Über den Einzelnachweis wird diese Begrenzung aufgehoben und es können zusätzlich Anschaffungs- sowie Reparaturkosten abgesetzt werden. Dafür besteht eine strenge Aufzeichnungspflicht. Selbstständige können Ihre Kosten absetzen, sofern die berufliche Nutzung bei mindestens zehn Prozent liegt. Sie können die Anteile entweder schätzen oder durchgängig aufzeichnen.
