Lohnsteuer und Teamevents, darauf müssen Sie achten

Während die Weltgesundheitskrise nun bereits in das dritte Jahr übergeht, sind online Teamevents immer noch die nächstbeste Möglichkeit, die jährlichen Firmenfeste zu ersetzen. Sie halten das Team zusammen, bauen eine soziale Struktur und sind nebenbei auch unterhaltend und oft lehrreich. Das Miteinander der Teams aufzubauen und zu erhalten, war wahrscheinlich noch niemals wichtiger. Darüber hinaus haben Mitarbeiter bei diesen online Teamevents die Möglichkeit, Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung kennenzulernen, mit denen die Kollegen oft weniger zu tun haben.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen zeigen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihre Aktivitäten planen, damit Sie steuerlich absetzbar sind, bzw. wollen wir klären, ob diese Events lohnsteuerfrei sind.

Was versteht man unter der 110-Euro-Regel

Grundsätzlich handelt es sich bei der online Betriebsveranstaltung um ein eigen betriebliches Interesse von Arbeitgebern! In diesem Sinn ist diese Veranstaltung auch lohnsteuerfrei. Allerdings müssen sowohl der Veranstalter (wenn der Arbeitgeber eine dritte Person mit der Veranstaltung beauftragt) als auch die Lohnsteuerverrechnung Vorsicht walten lassen. Das Steueramt gibt Ihnen nämlich nur per Mitarbeiter eine lohnsteuerfreie Höchstgrenze von 110 Euro. Ist dieser Betrag überschritten, werden Sie zur Kassa gebeten. Die Betonung liegt hier allerdings auf „pro teilnehmendem Arbeitnehmer“. Nimmt auch ein Partner an dem online Event teil, so verlangt das Finanzamt, dass die anfallenden Kosten dem Arbeitgeber zulasten gelegt werden. Das Ausschlaggebende für das Finanzamt ist, dass der Arbeitgeber die Zuwendung im überwiegend betrieblichen Interesse erbringt. Dazu gehört:

• Arbeitgeber und deren Partner nehmen an dem Teamevent teil
• Die Veranstaltung ist für alle Betriebsangehörigen zugänglich
• Die Teilnahme genau dokumentiert wird.

Was bei dieser Regelung gut zu verstehen ist, ist, dass der Ausdruck „Arbeitnehmer“ für das Finanzamt ein weiter Begriff ist. Zu Ihren Arbeitnehmern, laut Finanzamt gehören auch:

• Ehemalige Mitarbeiter
• Leiharbeitnehmer
• Praktikant und
• Andere Mitarbeiter, die Sie jemals beauftragt haben. – Sie alle dürfen an Ihrem online Event teilnehmen.

In diesem Jahr gibt es jedoch eine Besonderheit

Vor der Coronakrise war es so, dass Mitarbeiter öfters von weiter anreisen mussten, um an einem Teamevent teilzunehmen. Nun aber fallen Anreise- und Übernachtungskosten weg, was es dem Unternehmer ermöglicht, diese Ersparnisse dem Event zufließen zu lassen. Allerdings, damit diese Kosten ebenfalls von der Teamevent Lohnsteuer befreit bleiben, müssen die Ausgaben im steuerfreien Rahmen bleiben. Das heißt, Sie können damit alle Kosten bezüglich des Teamevents verrechnen. Und, das ist ein nicht zu übersehbarer Punkt, es ist gleich, ob diese Kosten nur einem einzelnen Arbeitnehmer oder dem gesamten Team zugutekommen.

Wenn Sie Ihre Kosten berechnen, zählen Sie all Ihre Ausgaben zusammen, und teilen Sie die Summr durch die Anzahl der Arbeitnehmer. Sollten Sie Ihren Teams vielleicht auch ein kleines Geschenk machen, wie es oft bei Weihnachtsfeiern der Fall ist, so müssen Sie auch diese Kosten Ihrer Endabrechnung beifügen. Idealerweise übersteigen die Kosten pro Arbeitnehmer die 110 Euro Grenze nicht, damit die Lohnsteuer für Teamevents nicht betroffen wird.

Ein Wort zu Freibeträgen – Was gilt als Freibetrag?

Unter einem Freibetrag verstehen man alle Kosten, die für Ihre Teamevents anfallen, jedoch unter einer bestimmten Summe bleiben. Wird, diese von dem Finanzamt vorgeschriebene Summe überstiegen, so kommen alle vorgeschriebenen Steuern zur Geltung. In den meisten Fällen sind das die Lohnsteuer und die Sozialversicherung.

Wichtig: Selbst, wenn die 110 Euro Grenze überschritten wird, bezahlen Sie die Lohnsteuer für das Teamevent nicht für den gesamten Betrag, sondern nur für jene Summe, welche die 110 Euro überschreitet. In einfacheren Worten, wenn Sie für Ihre Mitarbeiter pro Kopf 150 Euro ausgeben, sind nur 40 Euro davon lohnsteuerpflichtig, entsprechend der Steuerklasse.

Eine weitere Möglichkeit, um die Lohnversteuerung Ihrer Mitarbeiter zu entlasten, liegt darin, dass Sie „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ für Betriebsferien geltend machen.

Kosten für Ihr Online-Teamevent unter der Lupe

Die folgenden Beträge müssen verrechnet werden

• Gemeinsame oder einzelne Anreise zu dem Event
• Übernachtungs- und Verpflegungskosten – diese Punkte fallen offensichtlich bei dem Online-Event weg und können den Mitarbeitern auf eine andere Weise zugutekommen.
• Eintrittskosten – zum Beispiel ein Moderator für ein Online-Game.
• Mitarbeitergeschenke
• Mietkosten für die Location, inklusive Deko, Beleuchtung, usw. – unter Umständen fallen auch diese Kosten bei den Online-Teamevents weg.

Bevor Corona alle Firmen-Events auf das Internet verlagerte, wurde es immer üblicher, dass auch die Kinder oder der Partner des Mitarbeiters mit dabei waren. Wie bereits oben angemerkt, dagegen ist nichts einzuwenden, sofern die zusätzlichen Kosten die 110 Euro Grenze nicht überschreitet. Wenn Sie bisher in der Lage waren, Firmenevents so kostengünstig zu organisieren, dass auch die zusätzlichen Kosten für die Kinder und den Partner steuerlich abgesetzt werden konnten, so sparen Sie auch diese Ausgaben. Vielleicht wollen Sie Ihren Mitarbeitern ein etwas kostspieligeres Teamevent anbieten, und es trotzdem unterhalb der lohnsteuerfreien Grenze halten.

Ein weiterer Punkt, der bei der Verrechnung der Lohnsteuer für Teamevents unumgänglich wichtig ist:

Es müssen immer alle Mitarbeiter des Unternehmens eingeladen sein. Zum Beispiel, wenn Ihre IT-Abteilung ein Teamevent abhält, ist es für das Finanzamt nicht genug, nur die Mitarbeiter von diesem Team einzuladen oder jene, die besonders erfolgreich waren. Letztlich, und das hat nichts mit der Lohnsteuer für Teamevents zu tun, wenn Sie ein Online-Event abhalten, so ist das, weil Sie Ihre Teams in ihren Zusammenhalt stärken wollen und nicht, um jemanden auszugrenzen. Das würde genau den gegenteiligen Zweck dienen.

Weiters müssen Sie beachten, dass das Finanzamt Ihnen nur zwei Mal im Jahr die Möglichkeit gibt, die Kosten für Teamevents von der Lohnsteuer abzuschreiben. Für jedes weitere Event muss das Unternehmen die gesamte Event-Steuer tragen.

• Tipp: Sei es, dass Sie Jubiläen oder Betriebsfeiern im letzten Jahr gehabt haben und trotzdem auf Ihre Teamevents nicht verzichten wollten, so können Sie die teuersten Ihrer Events steuerlich geltend machen. Die 110 EUR Grenze kommt jedoch auch hier zu tragen.

• Tipp 2: Wenn Sie wirklich Steuern sparen und zusätzlich keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt haben wollen, sollten Sie alle relevanten Dokumente sammeln, sodass Sie am Ende des Jahres nichts vergessen und alles steuerlich absetzen, was absetzbar ist.