Event Equipment Kaufen oder mieten? – wie so oft, beschäftigt diese Frage Unternehmen ein ums andere mal. Anhand eines Beispiels möchten wir Ihnen erklären, worauf es bei dieser Rechnung wirklich ankommt. Zudem beleuchten wir auch Kostenfaktoren, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. Hierfür haben wir uns das Beispiel Event-Ausrüstung und Veranstaltungstechnik ausgesucht, da diese Materialien immer wieder von Unternehmen benötigt werden.
Ausrüstung für Veranstaltungen – kaufen oder Mieten?
Nahezu jedes Unternehmen muss hin und wieder eine Veranstaltung organisieren oder ein besonderes Event veranstalten: eine Präsentation für den Kunden, eine Betriebsversammlung, eine Weihnachtsfeier, Sommerfest, einen Vortrag oder eine Roadshow. Für alle diese Events ist eine geeignete Location und ein besonderes Equipment notwendig. Das sind vor allem Stühle, Tische / Stehtische, Geschirr, Gläser und Besteck. Zudem viele Gerätschaften, mit denen sich Speisen und Getränke warm halten lassen und viele mehr.
Nehmen wir an, passende Räumlichkeiten wären vorhanden. Stellt sich also die Frage, was mit dem Eventequipment geschehen soll. Wer sich für diesen Zweck einen Kostenvoranschlag einer Full-Service Firma ansieht, die solches Equipment vermietet, der gerät schnell ins Stocken. Allein die Mietkosten sind häufig so hoch, dass man sich denken könnte es wäre besser die Sachen zu kaufen. Schon nach drei- oder viermaliger Nutzung würde sich gekauftes Party Equipment amortisieren. Doch falsch gedacht! Wenn Sie das nächste mal ein Angebot sehen: Stühle mieten Düsseldorf – dann rufen Sie dort lieber an. Wenn Ihr Unternehmen nicht nur gelegentliche Events abhalten will, sondern auch Veranstaltungen wie: Schulungen, Seminare oder Weiterbildungen, dann macht es Sinn das passende Equipment anzuschaffen. Alles andere ist betriebswirtschaftlich kaum sinnvoll. Mieten ist langfristig billiger.
Grund dafür ist die Tatsache, dass viele nur die reinen Kaufpreise der Ausrüstungsgegenstände gegen die Miet-Kosten des Anbieters rechnen. Natürlich sehen Gläser, Tische und Stühle spottbillig aus, wenn man sie im Katalog sieht. Was nicht bedacht wird ist, dass durch den Kauf auch eine ganze Reihe von Nebenkosten ausgelöst werden, die sich diesen Gegenständen nicht so leicht zuschreiben lassen.
Organisierung
Als erstes wäre da der notwendige Lagerraum. Mieten sind in Deutschland bekanntlich teuer. Wer Event-Ausrüstung auf dem Firmengelände lagern möchte, der benötigt dafür schlichtweg Platz. Diesen zu mieten oder zu kaufen kostet Geld.
Hinzu kommt, dass das Event-Equipment in das Anlagevermögen der Bilanz aufgenommen werden muss. Auf diesem Wege binden Sie Kapital, welches teuer finanziert werden muss. Bekanntlich müssen solche Gegenstände auch jedes Jahr einer Inventur unterzogen werden, auch wenn sie vielleicht schon abgeschrieben sein mögen. Hierfür muss Personal bereitgestellt werden, welches sich darum kümmert.
Daneben sind noch einige andere Abteilungen im Unternehmen betroffen: Der Einkauf muss die Gegenstände zunächst besorgen. Die Buchhaltung muss sich um die Verwaltung kümmern und um die Verbuchung der Abschreibungen usw. Jemand muss prüfen, ob die Gegenstände noch funktionieren. Kaputte Teile müssen ersetzt sein, so dass sich Einkauf und Buchhaltung von Neuem ans Werk machen dürfen.
Im Laufe der Jahre summieren sich haufenweise Mietkosten und Arbeitsstunden, die man auf den ersten Blick gar nicht erahnen würde. Aber es sind genau solche unproduktiven Arbeiten, die Firmen davon abhalten „Lean“ zu sein, also schlanke Strukturen zu etablieren. Man kann im Business nicht so rechnen, als wären Preisschilder das einzig entscheidende bei einer Kaufentscheidung. Jede Aktivität, jedes gekaufte Anlagegut verkompliziert normalerweise die Abläufe in einem Unternehmen. Genau deswegen ist mieten häufig die bessere Lösung als Ausstattung für gelegentliche Veranstaltungen selbst zu kaufen.
