In Unternehmen ist es heute Usus, dass sie ihren Mitarbeitern kostenlosen Kaffee zur Verfügung stellen. Hierfür werden häufig Automaten aufgestellt, aus denen diese sich bedienen können. Befüllt werden sie häufig von einem speziellen Catering Dienstleister. Was nach Großherzigkeit klingt, ist in der Regel eine Sparmaßnahme. Untersuchungen haben festgestellt, dass es billiger ist so zu agieren als den Mitarbeitern die Tätigkeit zu überlassen sich Kaffee zuzubereiten.
Üblich ist es dabei ein sogenanntes Kaffee Abo abzuschließen. Es wird in einem regelmäßigen Zeitraum immer der gleiche Kaffee geliefert. So muss sich die Firma nicht ständig um die Nachbestellungen kümmern. Statistische Erhebungen zeigen auf, wie der Verbrauch bei welcher Sorte ist. Daraus werden die Abos abgeleitet.
Bei diesem Sachverhalt stellt sich die Frage, wie man das als Unternehmen steuerlich behandeln muss. Denn immerhin ist geschenkter Kaffee eine Art Zuwendung. Und für Geschenke an Mitarbeiter gibt es steuerliche Regeln zu beachten.
Kaffee Abo – worauf achten bei der Steuer?
Für die Firmen ist hier immer die große Frage: kann man die Kosten für den Kaffee voll ansetzen als Betriebsausgabe? Denn nur dann reduziert es den zu versteuernden Gewinn.
In der Rechtsprechung hat sich die Meinung durchgesetzt, dass es für die Firmen OK ist, wenn sie Kaffee kostenlos anbieten. Hierzu herrscht die Meinung vor, dass Sachleistungen, die keine Bereicherung für den Mitarbeiter darstellen als normale Ausgabe zählen. Dies gilt für Getränke und Genussmittel, die im Betrieb konsumiert werden. Somit können sie in voller Höhe angesetzt werden.
Würde es sich dagegen um Brötchen, Pommes, Steaks oder sonstige Formen von Speisen handeln, dann läge der Fall anders. Dann wäre es eine Sachleistung, mit der sich die Angestellten das Frühstück oder das Mittagessen zu Hause sparen würden. Das wiederum wäre mit einem finanziellen Gewinn für sie verbunden. In dem Fall sagt das Finanzamt klipp und klar nein. Übrigens gilt diese Ausgabenregelung auch für Obst. Dieses gilt als Snack und nicht als vollwertige Speisung.
Für die Steuer spielt es zudem keine Rolle, ob es sich um ein Kaffee Abo handelt, oder ob der Kaffee immer exakt nach Bedarf „manuell“ bestellt wird. Denn in der Regel wird das Kaffee Abo ja absichtlich so geschlossen, dass es den regelmäßigen Verbrauch abdeckt.
Etwas anders würde der Fall liegen, wenn die Firma den Kaffee dazu verwendet, um die Mitarbeiter*innen zu beschenken. Das geht nicht, in dem Fall würden die zugehörigen Freigrenzen zu beachten sein. Der Kaffee muss im Betrieb verzehrt werden. Nur dann handelt es sich um eine Art Aufmerksamkeit, die man den eigenen Leuten zukommen lässt.
Vorsicht – nicht übertreiben
Wie es mit Steuern so ist, sollten Unternehmer jedoch aufpassen, dass sie es nicht zu bunt treiben. Immer wieder versuchen Firmen Wege zu finden, um ihren Angestellten kleine Belohnungen zukommen zu lassen, ohne dass der Fiskus mitkassiert. Manche sind auf die Idee gekommen Getränke zu verteilen, so dass im Endeffekt jeder pro Tag 3-4 Flaschen mit nach Hause nehmen kann, um sie am nächsten Tag wieder leer zurückzubringen. Wenn der Steuerprüfer den Getränkekonsum pro Mitarbeiter berechnet und dort Auffälligkeiten findet, dann gibt es ganz schnell einen Rüffel. Unsere Empfehlung ist es: Versuchen Sie gar nicht erst zu tricksen. Wenn der Staat etwas gut kann, dann ist es Geld einzutreiben.
